Tickets bleiben tagelang offen, auf der Rechnung stehen Posten, die niemand versteht, und auf die Frage nach einer Dokumentation kommt ein Schulterzucken. Viele kleine Unternehmen in Berlin bleiben trotzdem bei ihrem IT-Dienstleister, weil der Wechsel riskanter wirkt als der Ärger. Dabei ist ein Wechsel gut planbar, wenn Sie die Reihenfolge einhalten: erst die Zugänge, dann die Kündigung, dann die Übergabe. Diese Checkliste zeigt, was Sie vorher sichern, was Sie vom bisherigen Dienstleister anfordern, was eine brauchbare Übergabedokumentation enthält und wie Sie ein neues Angebot beurteilen.
Warnsignale: Wann sich ein Wechsel lohnt
Ein schlechter Tag kommt bei jedem Dienstleister vor. Bedenklich wird es, wenn sich Muster zeigen:
- Anfragen verschwinden in einer Ticket-Warteschlange, und jedes Mal meldet sich jemand anderes, der Ihre Systeme nicht kennt.
- Sie wissen nicht, welche Administrator-Passwörter es gibt und wer sie hat. Auf Nachfrage heißt es nur, das sei beim Dienstleister hinterlegt.
- Rechnungen sind nicht nachvollziehbar: Sie sehen Stunden, aber nicht, was in diesen Stunden gemacht wurde.
- Updates und Backups laufen irgendwie, aber niemand kann zeigen, wann zuletzt eine Wiederherstellung getestet wurde.
- Absehbare Themen wie das Support-Ende von Windows Server 2016 bringen Sie selbst auf den Tisch, nicht Ihr Dienstleister.
Sie möchten das in Ihrer Firma angehen?
Schreiben Sie mir kurz oder rufen Sie an. Ich melde mich werktags innerhalb von 24 Stunden.
1. Den Vertrag lesen, bevor Sie kündigen
Notieren Sie aus dem Vertrag drei Dinge: die Kündigungsfrist, die Mindestlaufzeit und was zur Beendigung geregelt ist. Manche Verträge verpflichten den Dienstleister ausdrücklich, bei der Übergabe mitzuwirken, andere schweigen dazu. Prüfen Sie außerdem, was über den Dienstleister läuft: gemietete Firewalls, Microsoft-365-Lizenzen, die er abrechnet, oder eine Domain, die auf seinen Namen registriert ist. Für jeden dieser Punkte braucht die Übergabe eine eigene Lösung.
Hat der Dienstleister Zugriff auf personenbezogene Daten, gibt es in der Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Danach muss er die Daten nach Ende der Zusammenarbeit nach Ihrer Wahl löschen oder zurückgeben und vorhandene Kopien löschen. Sinnvoll ist meist beides nacheinander: erst zurückgeben, dann löschen, und die Löschung schriftlich bestätigen lassen.
2. Zugänge sichern, solange die Zusammenarbeit läuft
Der wichtigste Schritt kommt vor der Kündigung, denn solange die Zusammenarbeit läuft, bekommen Sie Zugänge leichter als danach. Prüfen Sie, ob eine Person aus Ihrem Unternehmen Administratorzugang zu diesen Systemen hat:
- Microsoft 365: mindestens ein globales Administratorkonto, das Ihrem Unternehmen gehört, mit Zwei-Faktor-Anmeldung auf einem Firmengerät
- Domain und DNS: Wer ist Inhaber der Domain, und wer hat den Zugang zum Anbieter? Inhaber sollte Ihr Unternehmen sein.
- Router und Firewall: das Admin-Passwort und, falls vorhanden, das Konto im Portal des Herstellers
- Server, NAS und Backup-Software: die Administratorkonten und die Schlüssel, mit denen die Backups verschlüsselt sind
- Fachanwendungen: Wer ist beim Hersteller als Ansprechpartner Ihres Unternehmens eingetragen?
3. Was Sie vom bisherigen Dienstleister anfordern
Mit der Kündigung fordern Sie die Übergabe schriftlich und mit Frist an. Die meisten Dienstleister kooperieren, wenn die Anfrage sachlich und vollständig ist. Fehlt trotzdem etwas, lässt es sich in der Bestandsaufnahme meist selbst ermitteln, es dauert nur länger.
Schreiben Sie die Anfrage als Liste, damit nichts im Ungefähren bleibt:
- alle Zugangsdaten, die noch nicht bei Ihnen liegen, einschließlich Wiederherstellungscodes
- die vorhandene Dokumentation in einem offenen Format, nicht nur als Ansicht in seinem Ticketsystem
- eine Liste der Lizenzen und Verträge, die er für Sie abgeschlossen hat oder verwaltet, mit Laufzeiten
- Angaben zum Backup: was gesichert wird, wohin, wie lange, und wann zuletzt eine Wiederherstellung getestet wurde
- eine Liste der installierten Fernwartungs- und Monitoring-Programme
- einen Übergabetermin, bei dem der neue Dienstleister dabei ist
4. Was eine gute Übergabedokumentation enthält
Eine Dokumentation ist gut, wenn eine fremde Person mit ihr Ihre IT verstehen könnte. An diesem Maßstab messe ich auch meine eigene. Gibt es keine Dokumentation, entsteht sie in der Bestandsaufnahme des neuen Dienstleisters. Achten Sie darauf, dass sie danach bei Ihnen liegt und nicht nur bei ihm.
Mindestens hinein gehören:
- Geräte: Rechner, Notebooks, Drucker, Server und Netzwerkgeräte mit Standort, Nutzerin oder Nutzer und Alter
- Konten und Rechte: wer welches Konto hat, wer Administrator ist und welche Gruppen auf welche Daten zugreifen. Wie das zentral geordnet aussieht, zeigt der Artikel über Microsoft Entra ID für kleine Unternehmen.
- Netzwerk: Internetanschluss, Router, WLAN, Adressbereiche, VPN-Zugänge und was an welchem Switch hängt
- Software und Lizenzen: Programme, Versionen, Lizenzschlüssel, Laufzeiten und Ansprechpartner beim Hersteller
- Datensicherung: was wie oft wohin gesichert wird und wie eine Wiederherstellung abläuft. Ein guter Maßstab ist die 3-2-1-Regel für Backups.
- Offene Punkte: bekannte Probleme, auslaufende Systeme und geplante Änderungen
5. Die Übergabe ohne Ausfall
Ein Wechsel ohne Stillstand braucht eine kurze Überschneidung. Der neue Dienstleister steigt ein, solange der alte noch erreichbar ist, und nicht erst am Tag nach Vertragsende. In dieser Zeit wird die Bestandsaufnahme gemacht und mit der übergebenen Dokumentation abgeglichen. E-Mail, Dateien und Drucker laufen einfach weiter, denn an ihnen ändert sich zunächst nichts.
Ist alles erfasst, folgt der klare Schnitt:
- alle Administrator-Passwörter ändern, die der bisherige Dienstleister kannte
- seine Konten entfernen, in Microsoft 365 auch delegierte Administratorrechte unter den Partnerbeziehungen
- Fernwartungs- und Monitoring-Programme deinstallieren, die nicht mehr gebraucht werden
- prüfen, ob das Backup weiterläuft, und eine Test-Wiederherstellung machen
6. Neue Angebote beurteilen
Ein niedriger Preis hilft wenig, wenn jede Anfrage tagelang wartet. Und wichtiger als das Abrechnungsmodell ist, dass Sie verstehen, wofür Sie bezahlen. Kann ein Anbieter das nicht in zwei Sätzen erklären, ist das selbst schon ein Warnsignal. Ich arbeite mit einem Festpreis nach dem Erstgespräch, damit Sie vorher wissen, woran Sie sind.
Vergleichen Sie Angebote an Fragen, die Ihren Alltag betreffen:
- Mit wem sprechen Sie, wenn etwas nicht geht: mit einer Person, die Ihre Systeme kennt, oder mit einer Hotline?
- Welche Reaktionszeit steht im Vertrag? Ehrliche Zeiten sind besser als Versprechen, die niemand einhalten kann.
- Was ist enthalten: Updates, Überwachung der Backups, Benutzerverwaltung, Termine vor Ort? Und was kommt extra dazu?
- Bekommen Sie eine Dokumentation, und wird sie laufend gepflegt?
- Wie kommen Sie wieder heraus? Ein fairer Vertrag regelt die Übergabe am Ende gleich mit.
So übernehme ich die IT-Betreuung
Bei einem Wechsel zu mir sprechen Sie vom ersten Termin an mit derselben Person. Zuerst sichern wir gemeinsam die Zugänge, dann erfasse ich in einem Termin vor Ort Geräte, Software, Lizenzen und Backups und gleiche das mit dem ab, was der bisherige Dienstleister übergibt. Die Übergabe stimme ich direkt mit ihm ab, damit Sie nicht zwischen zwei Firmen vermitteln müssen. Am Ende bekommen Sie die Dokumentation, nicht nur ich.
Von 2019 bis 2024 war ich bei der Siemens AG in Berlin und habe dort an IT-Infrastruktur, Monitoring und Automatisierung gearbeitet. 2026 habe ich die Abschlussprüfung als Fachinformatiker für Anwendungsentwicklung vor der IHK Berlin bestanden. Ich berate auf Deutsch, Polnisch und Englisch, und auf Anfragen antworte ich werktags innerhalb von 24 Stunden.
Ein Wechsel des IT-Dienstleisters ist kein Sprung ins Ungewisse, wenn die Reihenfolge stimmt: Vertrag prüfen, Zugänge sichern, Übergabe anfordern, mit Überschneidung übernehmen. Wo Ihre Firma heute bei Backups, Updates und Zugriffsrechten steht, zeigt der kostenlose IT-Sicherheits-Check in zwei Minuten. Wenn Sie über einen Wechsel sprechen möchten, klären wir im kostenlosen Erstgespräch, was bei Ihnen zu tun ist. Was die laufende Betreuung danach umfasst, steht auf der Seite zur IT-Betreuung für kleine Unternehmen in Berlin.